Принципы эффективной работы в open-space офисах

Бизнесмены «старой школы» привыкли к уже ставшей традиционной схеме организации рабочего пространства в компаниях и бизнес-центрах: это либо длинные коридоры с множеством кабинетов для каждого сотрудника, либо же общая большая площадка, разделённая на отдельные мини-зоны для работников. Стенами же между «кабинетами» в таком случае служат перегородки.

Однако ничто не стоит на месте, и вот уже с недавних пор стал набирать популярность абсолютно новый формат офисных помещений, а именно – open space. Что подразумевает такой формат? Открытую, без любых перегородок, кабинетов и стен площадку, на которой совместно может трудиться более десятка человек одновременно. Этакий один сплошной офис на всех. Впрочем, такая структура организации труда имеет как свои преимущества, так и недостатки.

Преимущества open space

1. Самое главное и наиболее очевидное преимущество – это экономичность. Безусловно, открытая площадка. Пусть и разделённая на импровизированные зоны, обойдётся предпринимателю значительно дешевле, нежели традиционный этаж с множеством самостоятельных кабинетов.

2. Скорость принятия рабочих решений внутри коллектива ввиду тесной кооперации сотрудников друг с другом. При open space-организации рабочего пространства сотрудникам гораздо легче и быстрее можно найти друг друга при необходимостии, удобнее взаимодействовать между собой.

3. Благодаря формату open space внутри рабочего коллектива сохраняется демократичная атмосфера – все находятся в равных условиях. Устраняются барьеры психолгического характера – уже нет никаких преград в виде стен и закрытых дверей – все взаимодействуют как единый механизм, активно общаются между собой – как в большой семье.

Недостатки open space

1. Самый главный недостаток также очевиден: работники лишены возможности уединиться, работая, по-сути, в одном помещени, что неминуемо влечёт за собой высокий уровень шума и отвлекающих факторов. В такой ситуации сосредоточиться может быть очень непросто.

2. Психологический аспект: отсутствие конфиденциальности – любые ваши разговоры могут слышать окружающие, нет возможности побыть наедине. Постоянное пребывание навиду может провоцировать у некоторых работников напряжение и стресс.

Впрочем, спешить отчаиваться и сбрасывать со счетов данный формат офисного пространства не стоит. Существуют правила и мероприятия, благодаря которым владелец open spase-офиса всё таки может если не нивелировать, то, по крайней мере, свести к минимуму негативные стороны, о которых было упоянуто выше.

Основные правила

1. Ещё при подборе подходящего помещения можно выбрать такой его вариант, в котором бы имелась отдельная от общей площадки офиса комната, которую можно было бы оборудовать под закрывающуюся кухню. Впоследствии работники будут иметь возможность устраивать там обеденные перерывы и уединяться с коллегами на чашечку чая.

2. При организации рабочих мест в помещении какой-нибудь уголок следует выделить под игровую зону, установив там теннисный стол со всеми необходимыми для игры принадлежностями, либо аэрохоккей. Это позволит сотрудникам в обеденные перерывы переключать внимание с рабочих вопросов, снимать накопившийся стресс.

3. Как уже было сказано, open space – наилучший формат взаимодействия сотрудников между собой.

Однако чтобы это преимущество не превратилось в недостаток, следует установить определённые правила:

1) В помещении нельзя кричать друг другу, чтобы не отвлекать никого вокруг. При необходимости можно подойти к нужному человеку и обратиться с интересующим вопросом в спокойной манере. При этом важно уважать его личное пространство и перед тем как подойти, лучше поинтересоваться, будет ли у него в данный момент несколько минут для вас.

Сделать это можно через чат, Skype или другую форму связи в Интернете (который следует провести для всех сотрудников). Возможно, что этим же способом можно будет решать и многие вопросы без личного взаимодействия.

2) При согласии всех сотрудников можно будет установить определённый период времени, когда каждый будет иметь право подходить друг к другу для согласования рабочих вопросов – своего рода «часы приёма». В остальное же время каждый работник должен будет заниматься исключительно своими задачами. Самостоятельно.

3) Отдельный бич многих open space – постоянные телефонные звонки сотрудников. Поэтому попросите их: а) включить либо тихий сигнал вызова либо виброзвонок; б) при необходимости поговорить выходить в отдельное помещение или коридор.

4. Для того, чтобы сотрудников не отвлекали посторонние шумы, каждому из них можно купить наушники либо бируши. В сочетании с соблюдением сотрудниками предыдущих правил, этот шаг поможет им чувствовать себя комфортно в окружении большого количества своих коллег и сосредоточиться на работе.

Надеемся, что эти несложные рекомендации помогут вам организовать рабочий процесс в open space-офисе наиболее оптимальным образом.